V Eshop-rychle se snažíme, aby vaše technické zázemí vždy s předstihem drželo krok s dobou i zákony. Dnes pro vás máme zprávu o projektu, na kterém náš vývojový tým intenzivně pracoval několik měsíců.
Již 16. 6. přineseme kompletně zmodernizovanou správu objednávek a dokladů. Je to jedna z největších systémových změn za poslední roky. Celá tato proměna navíc přichází ruku v ruce s novou legislativou v oblasti vratek, která začíná platit 19. června. Chceme, abyste na ni byli stoprocentně připraveni.
Protože jde o zásah do míst, kde jako e-shopaři trávíte nejvíc času, postupovali jsme s maximální opatrností. Vše jsme dlouho testovali interně a novinky ladili na vybrané skupině reálných e-shopů spolu s jejich majiteli. Přesto se může stát, že se při ostrém provozu na tisících e-shopech objeví drobnosti, které bude potřeba ještě poupravit. Řadu podnětů už máme evidovanou a budeme rádi za jakoukoli zpětnou vazbu z reálného provozu.
Pojďme se podívat, co přesně se pro vás za pár dní změní.
1. Nový vzhled detailu objednávky
Základem proměny je čistší a přehlednější design detailu objednávky. Všechny důležité informace uvidíte hned na první dobrou.
- Tlačítko „Další akce“: Spoustu úkonů, které šlo dříve dělat jen z celkového přehledu objednávek, nově zvládnete přímo uvnitř konkrétní objednávky.
- Zvýrazněné poznámky: Pokud vám zákazník nechá u objednávky vzkaz, nepřehlédnete ho – bude svítit výrazně modře.
- Rychlá navigace v dokladech: Nově bude platit jednoduché pravidlo: proklik přes číslo dokladu vás vezme do jeho editace, zatímco ikonka s počátečním písmenem dokladu (např. „F“ jako faktura nebo „Z“ jako záloha) rovnou otevře PDF pro tisk nebo stažení.
Přidávání produktů do objednávky a dokladů
Když budete potřebovat k objednávce přidat zboží, nově budete mít dvě srozumitelné možnosti:
- Přidat z katalogu: Původní funkce v novém okně s pokročilým filtrováním, kde rychle najdete jakýkoliv produkt.
- Přidat ručně: Úplná novinka. Umožní do objednávky připsat jednorázovou položku, kterou vůbec nemáte v katalogu, bez nutnosti jejího zakládání.
2. Nové typy dokladů a jejich správa
Systém bude nově nativně podporovat všechny typy dokladů, které k podnikání potřebujete. Každý doklad dostane svůj vlastní detail pro úpravy. Objednávka a faktura zůstanou synchronizované, ale ostatní doklady můžete upravovat zcela nezávisle.
Jaké doklady budete mít nově k dispozici?
- Opravný daňový doklad: Legislativně správný název pro to, čemu se běžně říká dobropis.
- Zálohová faktura: Nově budeme rozlišovat dva typy:
- Daňová (s rozpisem DPH): Systém k ní automaticky umožní vystavit Daňový doklad k přijaté platbě.
- Nedaňová (záloha bez DPH): Pro klasické zálohy, ke kterým se doklad k přijaté platbě nevystavuje.
- Daňový doklad k přijaté platbě: Dokladu, který nově vystavíte v případě, že zákazník uhradil daňovou zálohovou fakturu.
- Klasická faktura s automatickým vyúčtováním: Běžná koncová faktura nově umí fungovat jako vyúčtovací – to znamená, že do sebe sama automaticky započítá a odečte všechny dříve vystavené a zaplacené zálohy.
Stav „Zaplaceno / Nezaplaceno“ na očích
Dříve bylo toto políčko schované dole v detailu objednávky a v podstatě jen určovalo, zda má být na faktuře k úhradě nula, nebo plná částka. Nově ho vytáhneme na přední viditelné místo v detailu i v přehledu objednávek a stejnou volbu najdete i na jednotlivých dokladech.
Proč je to důležité?
- U dobropisů díky tomu hned uvidíte, které peníze jste už zákazníkovi reálně vrátili.
- U zálohových faktur tento stav přímo řídí, zda se má záloha automaticky odečíst ve vyúčtovací faktuře.
- U tohoto stavu se zobrazí i doplňková informace (např. stav platby přímo z platební brány).
- Do budoucna: Kolem tohoto stavu chystáme další automatizace, jako je automatické přepínání stavů při párování plateb z bankovního účtu.
Přehledy a číselné řady
V menu administrace bude mít nově každý typ dokladu svou vlastní stránku. Například u dobropisů uvidíte specifické sloupce pro snadnou orientaci v tom, co a dokdy máte lidem proplatit. Přes hromadné akce navíc budete moci doklady snadno exportovat do jednoho společného PDF (rozdělení do samostatných souborů pro vás chystáme v další fázi).
Pro každý doklad si také můžete v nastavení definovat vlastní formát číselné řady a zapnout si její automatické nulování se začátkem nového roku.
3. Nový systém vratek: Příprava na přicházející legislativu
Od 19. června vstupuje v platnost nová legislativa, která e-shopům ukládá povinnost maximálně usnadnit zákazníkům proces vrácení zboží v zákonné 14denní lhůtě (mimochodem, o tom jsme psali více v samostatném článku). Abychom vám s tím pomohli, nasadíme do administrace novou samostatnou sekci Vratky, která je plně propojená s novým systémem dokladů.
Jak to bude fungovat pro zákazníka?
Na vašem e-shopu vznikne nová stránka (její adresu si určíte v nastavení) s jednoduchým formulářem. Zákazník zadá pouze číslo objednávky a svůj e-mail. Systém mu ukáže, co si koupil, on si jednoduše nakliká, které produkty vrací, zvolí způsob vrácení peněz a formulář odešle.
Jak to bude fungovat pro vás v administraci?
- V menu Objednávky se vám v nové sekci Vratky automaticky založí nový požadavek.
- V detailu vratky zkontrolujete vrácené zboží a jedním tlačítkem z ní vygenerujete opravný daňový doklad (dobropis).
- V sekci dobropisů pak máte přehled o tom, komu, kolik a kam máte poslat peníze a zda už platba odešla.
Možnosti nastavení vratek
Aby vám systém seděl na míru, budete si moci v nastavení sami určit:
- Jak dlouho po nákupu mohou zákazníci online vratku využít.
- Možnost u konkrétních produktů zaškrtnout, že se na ně právo na vrácení nevztahuje (např. hygienické potřeby, zboží na míru).
- Možnost vyjmout z online vratek nákupy provedené osobně přes pokladnu.
- Vlastní formát číselné řady pro vratky, volbu měn a textaci automatického e-mailu, který zákazníkovi po založení vratky odejde.
Návod na využití nové funkčnosti
Abyste mohli celý nový systém využít naplno, budeme pro vás mít před nasazením připravený také komplexní videonávod. Nemusíte se tedy bát, že byste se v nové funkčnosti ztratili.
Kdy novinky uvidíte ve své administraci?
Nové rozhraní objednávek, dokladů a vratek budeme na e-shopy nasazovat v úterý, 16. 6.. Článek vám přinášíme s předstihem, abyste měli alespoň trochu času si o změnách v klidu přečíst ještě předtím, než se objeví ve vaší administraci a než začne platit nová legislativa.
Věříme, že vám tato modernizace ušetří spoustu ruční práce a zpříjemní každodenní vyřizování objednávek. Sledujte novinky v administraci a v případě jakýchkoliv dotazů se neváhejte obrátit na naši zákaznickou podporu.
