Každá objednávka prochází stejnou cestou. Jen některé e-shopy ji mají zbytečně složitou.
Vítejte u posledního dílu série zaměřené na logistiku, dopravu a expedici objednávek. Po výběru dopravy, přepravců a vrácení zboží se tentokrát podíváme do samotného zákulisí e-shopu – na expedici.
Objednávka přistane v administraci. Někdo vytiskne fakturu, jiný přepíše adresu do systému dopravce, další hledá správnou krabici, tiskne štítek a balík připraví k odeslání. Na první pohled jde o několik jednoduchých kroků. Jenže když jich během dne uděláte deset, dvacet nebo padesát, začne být každý zbytečný klik navíc znát.
Dobře nastavená expedice proto není jen otázkou rychlosti. Šetří čas, omezuje chyby a umožňuje věnovat se tomu, co e-shop skutečně posouvá dopředu.
Krok 1: Přijetí objednávky
Každá objednávka by měla být připravena k expedici co nejrychleji. To ale neznamená bezhlavě tisknout štítky hned po jejím přijetí.
Nejdříve je potřeba ověřit, že je objednávka kompletní, zboží skladem a připravené k odeslání. Pokud expedujete více objednávek najednou, vyplatí se nastavit si jasný pracovní postup – například zpracovávat objednávky podle času přijetí nebo je seskupit podle zvoleného dopravce.
Čím méně improvizace, tím méně prostoru pro chyby.
Krok 2: Balení není jen ochrana zboží
Balení bývá často vnímáno jen jako nutná součást expedice. Ve skutečnosti je ale prvním fyzickým kontaktem zákazníka s vaším e-shopem.
Pečlivě zabalená zásilka působí profesionálně a zároveň snižuje riziko poškození při přepravě. Nemusíte investovat do drahých obalů ani luxusních výplní. Často stačí zvolit správnou velikost krabice, kvalitně zboží zajistit a celý proces balení sjednotit tak, aby každá objednávka odcházela ve stejné kvalitě.
Právě jednotný postup pomáhá šetřit čas i omezovat zbytečné chyby.
Krok 3: Největší ztráta času? Ruční přepisování údajů
Mnoho e-shopů stále funguje tak, že otevřou administraci e-shopu, přihlásí se do systému dopravce, ručně přepíšou adresu zákazníka, vytvoří štítek, stáhnou PDF a následně ho vytisknou. Když odesíláte několik zásilek týdně, nemusí to představovat zásadní problém.
S rostoucím počtem objednávek se ale každý ručně přepsaný údaj stává příležitostí ke vzniku chyby. Stačí překlep v adrese nebo telefonním čísle a místo rychlé expedice řešíte vrácenou zásilku nebo reklamaci.
Automatizace proto není luxus. Je to způsob, jak eliminovat rutinní práci a snížit chybovost.
Krok 4: Jeden systém místo několika různých
S rostoucím počtem objednávek bývá největším problémem ne samotné balení, ale množství systémů, mezi kterými je potřeba přepínat. Administrace e-shopu, systém dopravce, tisk štítků, evidence zásilek… Každé další přihlášení znamená další čas navíc.
Pokud provozujete český e-shop na Eshop-rychle, můžete expedici výrazně zjednodušit pomocí služby Zásilky-rychle. Hlavní české dopravce obsloužíte přímo z administrace e-shopu – bez nutnosti uzavírat samostatné smlouvy s každým z nich. Vytvoření štítků, správa zásilek i vyúčtování probíhají na jednom místě, takže odpadá zbytečné přepínání mezi několika systémy.
Krok 5: Zákazník nechce čekat na informace
Expedicí práce nekončí. Ve chvíli, kdy balík předáte dopravci, začne zákazníka zajímat jediná věc:
Kde je moje objednávka?
Právě proto je důležité průběžně informovat o změnách stavu objednávky. Automatické e-maily se sledovacím odkazem nebo oznámením o předání zásilky výrazně snižují počet dotazů na zákaznickou podporu a zároveň posilují důvěru v celý nákupní proces.
Dobrá komunikace je často stejně důležitá jako samotná rychlost doručení.
Co funguje při pěti balících, nemusí fungovat při padesáti
Na začátku většina e-shopů zvládne expedici bez větších problémů.
Jakmile ale objednávek přibývá, začnou se objevovat úzká místa. Štítky se tisknou po jednom, zaměstnanci hledají správné obaly, objednávky čekají na vyřízení a drobné chyby se násobí.
Právě tehdy se vyplatí podívat se na celý proces jako celek. Nemusíte čekat, až přestanete stíhat. Čím dříve si expedici zjednodušíte, tím snáze zvládnete další růst svého e-shopu.
Rychlá kontrola vaší expedice
Než článek zavřete, zkuste si projít několik jednoduchých otázek:
- Vytváříte štítky automaticky, nebo údaje stále přepisujete ručně?
- Máte všechny informace potřebné k expedici na jednom místě?
- Ví zákazník vždy, v jakém stavu je jeho objednávka?
- Máte jednotný postup balení zásilek?
- Zvládl by váš současný proces dvojnásobný počet objednávek?
Pokud jste alespoň na jednu otázku odpověděli ne, možná je právě teď správný čas svůj expediční proces zjednodušit.
