Faktura, která vypadá jako běžné PDF, ale účetní software ji dokáže automaticky přečíst? Přesně to nově umí doklady z Eshop-rychle. Formát PDF.ISDOC propojuje pohodlí klasického PDF se strukturovanými daty pro automatické zpracování.
Co je ISDOC.PDF?
PDF.ISDOC je hybridní formát elektronického dokladu. Na první pohled vypadá stejně jako běžná faktura v PDF – můžete ji otevřít, prohlédnout nebo vytisknout.
Uvnitř ale obsahuje také strukturovaná data ve formátu ISDOC 6.0.2. Účetní software tak nemusí jednotlivé údaje z faktury „číst“ ručně. Dokáže si je načíst přímo ze souboru a zpracovat.
ISDOC je český národní standard pro elektronickou fakturaci, který spravuje Ministerstvo vnitra ČR. Standard definuje mimo jiné strukturu daňových dokladů a pravidla, která musí dokument splňovat. Verze 6.0.2 zároveň podporuje právě podobu ISDOC.PDF, tedy vložení strukturovaného ISDOC XML přímo do PDF.
Co to znamená v praxi?
Místo toho, aby účetní nebo účetní systém musel údaje z faktury ručně přepisovat, dostane je ve strukturované podobě.
Na dokladu tedy pořád vidíte například:
- číslo dokladu,
- dodavatele a odběratele,
- položky,
- ceny a sazby DPH,
- celkovou částku,
- platební údaje.
Účetní software ale zároveň dostane stejná data ve formátu, který dokáže automaticky zpracovat.
Na dokladech je zároveň poznámka o tom, že se jedná o ISDOC formát.
Proč jsme ISDOC.PDF do Eshop-rychle přidali?
E-shop dnes často nekončí vystavením faktury. Doklad následně putuje do účetnictví, kde se musí zaevidovat.
Eshop-rychle už podporuje export faktur do systémů POHODA, Money S3 a EKONOM. ISDOC.PDF na tuto možnost přirozeně navazuje – místo samostatného řešení pro konkrétní účetní program můžete pracovat se standardizovaným formátem elektronického dokladu.
Výsledkem je jednodušší předávání dokladů mezi e-shopem a účetnictvím.
Co všechno ISDOC.PDF obsahuje?
Do strukturovaných dat se zapisují informace, které už Eshop-rychle u dokladu zná. Patří mezi ně například:
- typ dokladu,
- číslo dokladu,
- datum vystavení a DUZP,
- údaje dodavatele,
- údaje odběratele,
- jednotlivé položky,
- množství a ceny,
- sazby a rekapitulace DPH,
- celková částka k úhradě,
- číslo účtu a variabilní symbol,
- IBAN,
- u dobropisů také vazba na původní doklad.
Doklady fungují pro CZK i EUR, takže formát využijete i u slovenských e-shopů.
Jaké doklady můžete exportovat?
ISDOC.PDF se týká dokladů, které v Eshop-rychle běžně vystavujete. Podle typu dokladu tak může jít například o:
- faktury,
- dobropisy,
- zálohové faktury,
- daňové doklady k přijaté platbě.
U nově vystavených dokladů se ISDOC.PDF generuje automaticky. Historické doklady se zpětně nepřegenerovávají.
Tři možnosti exportu podle toho, co potřebujete
V sekcích Faktury, Dobropisy, Zálohové faktury a Daňové doklady k přijaté platbě najdete nově tři varianty exportu.
PDF pro tisk
Klasický export zůstává zachovaný.
Vybrané doklady se spojí do jednoho PDF souboru, který můžete jednoduše vytisknout. Tato možnost je určená především pro situace, kdy potřebujete s doklady fyzicky pracovat – například při expedici objednávek.
PDF.ISDOC (ZIP)
Každý vybraný doklad se vytvoří jako samostatný ISDOC.PDF soubor.
Všechny soubory se následně zabalí do jednoho ZIP archivu. Jednotlivé soubory jsou pojmenované podle čísla dokladu, takže se v nich snadno zorientujete. Tuto variantu využijete například tehdy, když chcete účetnictví předat doklady v podobě, která zachovává jejich běžnou vizuální podobu a zároveň obsahuje strukturovaná data.
XML ISDOC (ZIP)
Pokud potřebujete především data pro další zpracování, můžete exportovat také samotné XML ISDOC soubory.
Opět dostanete jeden ZIP archiv, ve kterém má každý doklad vlastní XML soubor pojmenovaný podle čísla dokladu. Tato varianta je určena zejména pro import do účetních systémů.
Proč nejde všechny doklady jednoduše spojit do jednoho ISDOC.PDF?
Možná si říkáte, proč při hromadném exportu nevznikne jeden velký PDF soubor se všemi doklady a zároveň v něm nejsou ISDOC data. Důvod je jednoduchý: ISDOC.PDF pracuje s konkrétním dokladem a jeho odpovídajícími strukturovanými daty.
Při hromadném exportu proto dostanete jednotlivé ISDOC.PDF soubory, které jsou následně zabalené do jednoho ZIPu. Pro tisk ale zůstává původní varianta sloučeného PDF zachovaná. Pokud tedy potřebujete vytisknout například desítky faktur najednou, nemusíte nic měnit.
Co se mění v administraci?
V jednotlivém dokladu se v podstatě nic nemění. Kliknete na doklad stejně jako doposud a stáhnete jeho PDF – nově ale bude obsahovat také strukturovaná ISDOC data.
V hromadných akcích nad seznamem dokladů nově najdete tři samostatné možnosti:
PDF pro tisk · ISDOC.PDF (ZIP) · XML ISDOC (ZIP)
Součástí hromadného exportu je také možnost označit všechny doklady ve výpisu, včetně dokladů na dalších stránkách. Nemusíte tedy při větším množství dokladů označovat jednotlivé stránky jednu po druhé.
A co „Tisk faktur“ u objednávek?
Tady se nic nemění.
Akce Tisk faktur v přehledu objednávek zůstává ve stejné podobě jako dosud.
Dává to smysl především kvůli expedici – vytištěné faktury jsou používány například pro vložení do zásilky nebo jako pomocný dokument při kompletaci objednávky. Pro účetní import je určený export přímo ze sekcí dokladů.
Je potřeba něco nastavovat?
Ne.
ISDOC.PDF je součástí generování nových dokladů. Vizuální podoba faktur se nemění a funkci není potřeba zapínat.
Nové doklady tedy můžete dál používat úplně stejně jako doposud. Pokud je ale předáváte účetnímu nebo účetnímu systému, můžete nově využít jejich strukturovaná data a omezit ruční přepisování.
E-fakturace míří stále víc do popředí
Elektronická fakturace není jen otázkou pohodlí. Evropská unie postupně zavádí pravidla pro širší využívání strukturovaných elektronických faktur.
V rámci reformy VAT in the Digital Age (ViDA) se od 1. července 2030 počítá s povinnou elektronickou fakturací a digitálním reportingem u přeshraničních B2B transakcí v EU. Neznamená to, že všechny české e-shopy budou od tohoto data automaticky muset vystavovat všechny své faktury v elektronickém formátu. Jde konkrétně o pravidla pro přeshraniční B2B transakce a jejich postupné zavádění.
Strukturované elektronické doklady tak budou v účetnictví hrát stále větší roli.
ISDOC.PDF je jednoduchý krok tímto směrem – bez změny toho, na co jste u faktur zvyklí.
Co si z toho odnést?
- Faktury vypadají pořád stejně, jen přibyla poznámka o formátu.
- Nové doklady obsahují také strojově čitelná ISDOC data.
- ISDOC.PDF můžete využít pro automatizované zpracování dokladů.
- XML ISDOC je k dispozici samostatně pro import do účetních systémů.
- Hromadný export dokladů je dostupný v PDF, ISDOC.PDF i XML variantě.
- Funkce je dostupná na všech tarifech.
- Historické doklady se zpětně nemění.
Stačí tedy dál vystavovat doklady jako obvykle. Nově jen dostanou jednu užitečnou schopnost navíc: jejich obsah dokáže přečíst nejen člověk, ale také účetní software.
A co slovenské e-shopy?
Pro slovenské e-shopy se připravují také změny v oblasti elektronické fakturace a evidence dokladů prostřednictvím sítě Peppol. Samotný formát ISDOC ani PDF.ISDOC pro tento účel není řešením – nová podpora strukturovaných dat je ale důležitým krokem k tomu, abychom byli na další vývoj připraveni.
Pro slovenské e-shopy připravujeme řešení ve spolupráci s externím vývojářem formou doplňku, který umožní odesílání potřebných dat do sítě Peppol. Jakmile bude řešení připravené, budeme o jeho dostupnosti a podrobnostech informovat.
FAQs
Co je ISDOC.PDF?
ISDOC.PDF je elektronický doklad, který kombinuje běžné PDF s vloženými strukturovanými daty ve formátu ISDOC. Pro člověka tedy vypadá jako klasická faktura, účetní software z něj ale může automaticky načíst jednotlivé údaje.
Jaký je rozdíl mezi běžným PDF a ISDOC.PDF?
Běžné PDF obsahuje především vizuální podobu dokladu. ISDOC.PDF obsahuje navíc strukturovaná data, díky kterým může účetní systém údaje z dokladu automaticky zpracovat bez jejich ručního přepisování.
Změní se vzhled mých faktur?
Vizuální podoba dokladů zůstává stejná jako doposud, jen do nich přibyla poznámka o tom, že se jedná o ISDOC formát.
Musím ISDOC.PDF někde aktivovat?
Ne. Funkce je součástí generování nových dokladů a není potřeba ji zvlášť zapínat nebo nastavovat.
Na kterých tarifech je ISDOC.PDF dostupné?
ISDOC.PDF je dostupné na všech tarifech Eshop-rychle.
Které doklady mohou být ve formátu ISDOC.PDF?
Formát se týká faktur, dobropisů, zálohových faktur a daňových dokladů k přijaté platbě.
Budou jako ISDOC.PDF fungovat i faktury v EUR?
Ano. ISDOC.PDF funguje pro doklady v CZK i EUR.
Co všechno se do ISDOC dat ukládá?
Například číslo dokladu, datum vystavení, DUZP, údaje dodavatele a odběratele, položky, ceny, sazby DPH, rekapitulace DPH, celková částka a platební údaje. U dobropisu je součástí dat také vazba na původní doklad.
Mohu ISDOC.PDF importovat do účetního programu?
Ano, pokud daný účetní software podporuje import formátu ISDOC/ISDOC.PDF. Pro import strukturovaných dat je v Eshop-rychle k dispozici také samostatný export XML ISDOC.
Jaký je rozdíl mezi ISDOC.PDF a XML ISDOC?
ISDOC.PDF zachovává klasickou vizuální podobu dokladu a zároveň obsahuje strukturovaná data. XML ISDOC obsahuje pouze strukturovaná data bez vizuální podoby faktury a je určený především pro automatický import do účetních systémů.
Co dostanu při hromadném exportu ISDOC.PDF?
Každý vybraný doklad bude vytvořen jako samostatný soubor ISDOC.PDF. Všechny doklady se následně zabalí do jednoho ZIP archivu. Jednotlivé soubory jsou pojmenované podle čísla dokladu.
Proč se při hromadném exportu nevytvoří jedno ISDOC.PDF se všemi fakturami?
ISDOC.PDF je navázané na konkrétní doklad a jeho strukturovaná data. Proto se při hromadném exportu vytváří samostatný soubor pro každý doklad a tyto soubory se následně zabalí do jednoho ZIPu.
Mění se něco u akce „Tisk faktur“ v přehledu objednávek?
Ne. Akce „Tisk faktur“ zůstává beze změny a nadále slouží především k tisku dokladů pro expedici.
Budou do ISDOC.PDF převedeny i starší faktury?
Ne. ISDOC.PDF se týká nově vystavených dokladů. Historické doklady se zpětně nepřegenerovávají.
Musím kvůli ISDOC.PDF něco měnit ve svém účetnictví?
Samotné vystavování dokladů v Eshop-rychle nevyžaduje žádnou změnu. Pokud ale chcete využívat automatický import do účetního systému, ověřte si, zda váš účetní software podporuje ISDOC nebo ISDOC.PDF.
Podporuje Eshop-rychle ISDOC i pro POHODU, Money S3 a EKONOM?
Eshop-rychle již podporuje export faktur do POHODY, Money S3 a EKONOM. PDF.ISDOC představuje další standardizovaný způsob předávání strukturovaných dat o dokladech a konkrétní možnosti importu je vždy potřeba ověřit v daném účetním systému.
Je ISDOC.PDF povinné?
Ne. ISDOC.PDF je způsob, jak doklady pohodlněji předávat v elektronické podobě a připravit je na stále větší využívání strukturované elektronické fakturace. Evropská pravidla pro elektronickou fakturaci se postupně rozšiřují, ale neznamená to obecnou povinnost všech českých e-shopů používat ISDOC.PDF pro všechny faktury.
